Abby's World : Administrasi Kepegawaian

@abby_gabritnizt

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pada dasarnya pengadaan tenaga kerja di suatu perusahaan/organsasi tertentu merupakan suatu keharusan, agar ada penerus bagi para pekerja sebelumnya serta mendapatkan Sumber Daya Manusia yang berkualitas serta proses produksi berjalan terus dalam pengeloalannya.

Berkaitan dengan persoalan mendapatkan tenaga kerja baru atau penggantian tenaga kerja lama, dimulai dengan pertimbangan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang dipergunakan sebagai petunjuk atau pedoman dalam program penarikan pegawai/tenaga kerja.

Adapun sumber-sumber tenaga kerja yang digunakan untuk menyeleksi pegawai yang berkualitas serta mendapatkan pegawai yang sesuai dengan keinginan untuk ditempatkan pada bagian yang membutuhkan yaitu dengan cara “recruitment”.

B. Rumusan Masalah

1. Apakah yang dimaksud dengan pengadaan tenaga kerja?

2. Bagaimana proses “JOB ANALYSIS” !

3. Apa saja yang terdapat dalam kontrak kerja?

C. Tujuan

o Agar kita lebih memahami tentang Proses pengadaan tenaga kerja yang sesuai dengan yang diharapkan

o Agar kita dapat mengetahui sumber-sumber tenaga kerja untuk menentukan pekerjaan yang sesuai

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengadaan Tenaga Kerja

Perencanaan tenaga kerja adalah penentuan kuantitas dan kualitas tenaga kerja yang dibutuhkan dan cara memenuhinya. Penentuan kuantitas dapat dilakukan dengan dua cara yaitu time motion study dan peramalan tenaga kerja. Sedangkan penentuan kualitas dapat dilakukan dengan Job Analysis. Job Analysis terbagi menjadi dua, yaitu Job Description dan Job Specification / Job Requirement. Tujuan Job Analysis bagi perusahaan yang sudah lama berdiri yaitu untuk reorganisasi, penggantian pegawai, dan penerimaan pegawai baru.

Andrew E. Sikula (1981:183) mengemukakan bahwa “Recruitment isthe act or process of an organization attempting to obtain additional manpower for operational purpose. Recruiting involves acquiring further human resources to serve as institutional input. Penarikan pegawai adalah tindakan atau proses dari suatu usaha organisasi untuk mendapatkan tambahan pegawai untuk tujuan operasional.

Arun Monappa dan Mirza S. Saiyadain (1979:104) berpendapat bahwa “ Recruitment is the generating of apllications or applicants for specific position.” Penarikan pegawai adalah memproses lamaran atu memproses calon-calon pegawai untuk posisi pekerjaan tertentu.

Berdasarkan pendapat para ahli diatas, dapat diambil pengertian bahwa penarikan adalah suatu proses atau tindakan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mendapatkan tambahan pegawai yang melalui tahapan yang mencakup identifikasi dan evaluasi sumber-sumber penarikan pegawai, menentukan kebutuhan pegawai yang diperlukan perusahaan, proses seleksi, penempatan, dan orientasi pegawai.

v Sumber-Sumber Penarikan Pegawai/ Tenaga Kerja

Ada 2 sumber dalam penarikan pegawai, yaitu :

a. Sumber dari Dalam Perusahaan

Upaya penarikan pegawai dapat dilakukan mealui proses memutasi pegawai berdasarkan hasil evaluasi terhadap penilaian prestasi kerja di perusahaan.

Ada 3 bentuk mutasi pegawai, yaitu :

1) Promosi jabatan

2) Transfer atau Rotasi Pekerjaan

3) Demosi jabatan

Sumber internal yaitu menarik tenaga kerja baru dari rekomendasi karyawan lama dan nepotisme, berdasarkan sistem kekeluargaan, misalnya mempekerjakan anak, adik, dan sebagainya. Keuntungan menarik tenaga kerja dari sumber internal yaitu lowongan cepat terisi, tenaga kerja cepat menyesuaikan diri, dan semangat kerja meningkat. Namun kekurangannya adalah menghambat masuknya gagasan baru, terjadi konflik bila salah penempatan jabatan, karakter lama terbawa terus, dan promosi yang salah mempengaruhi efisiensi dan efektifitas. Tujuan menarik tenaga kerja dari sumber internal adalah untuk meningkatkan semangat, menjaga kesetiaan, memberi motivasi, dan memberi penghargaan atas prestasi.

b. Sumber dari Luar Perusahaan

1) Iklan Media Massa

2) Lembaga Pendidikan

3) Depnaker

4) Lamaran Kerja yang Sudah Masuk di Perusahaan

Sumber eksternal yaitu menarik tenaga kerja baru dari lembaga tenaga kerja, lembaga pendidikan, ataupun dari advertising, yaitu media cetak dan internet. Keuntungan menarik tenaga kerja dari sumber eksternal adalah dapat meminimaslisasi kesalahan penempatan jabatan, lebih berkualitas dan memperoleh ide baru/segar. Namun kekurangannya adalah membutuhkan proses yang lama, biaya yang cukup besar, dan rasa tidak senang dari pegawai lama. Tujuan menarik tenaga kerja dari sumber eksternal adalah untuk memperoleh gagasan/ide baru dan mencegah persaingan yang negatif.

v Seleksi Calon Pegawai

Seleksi adalah proses menetapkaan keputusan dalam menerima (mengupah) atau tidak tidak menerima (tidak mengupah), setelah mempertimbangkan setiap pelamar (calon) untuk suatu pekerjaan/jabatan.

Dengan demikian berarti seleksi merupakan langkah kedua dalam proses pengupahan. Prosesnya dilakukan dengan cara menetapkan karakteristik prilaku yang efektif dalam melaksanakan pekerjaan setiap jabatan yang memerlukan tenaga kerja sebagai persyaratan, dan mengukur kemampuan calon berdasarkan karakteristik tersebut.

a. Teknik-Teknik Seleksi

1) Tes Pengetahuan Akademik

2) Tes Psikologis : a) Tes Bakat, b) Tes Kecendrungan Untuk Berprestasi, c) Tes Minat Bidang Pekerjaan, d) Tes Kepribadian

3) Wawancara

4) Tes kesehatan

5) Referensi (pengecekan).

Terdapat dua pendekatan untuk menyeleksi tenaga kerja, yaitu Succecive Selection Process dan Compensatory Selection Process. Succecive Selection Process adalah seleksi yang dilaksanakan secara bertahap atau sistem gugur. Compensatory Selection Proces adalah seleksi dengan memberikan kesempatan yang sama pada semua calon untuk mengikuti seluruh tahapan seleksi yang telah ditentukan.

v Kegiatan Penempatan

Penempatan adalah penugasan seorang pekerja pada suatu jabatan atau unit kerja di lingkungan suatu organisasi/perusahaan.

Penempatan merupakan pengisian jabatan yang kosong, agar tugas pokok pada jabatan tersebut dapat dilaksanakan. Untuk itu melalui kegiatan sebelumnya harus diperoleh pekerja yang memiliki kemampuan sesuai dengan jabatan yang akan menjadi tanggung jawabnya. Dengan kata lain calon yang ditempatkan harus memiliki kompetensi yang diperlukan untuk dapat melaksanakan pekerjaan dalam suatu jabatan secara efektif dan efisien.

Penempatan tenaga kerja adalah proses penentuan jabatan seseorang yang disesuaikan antara kualifikasi yang bersangkutan dengan job specification-nya. Indikator kesalahan penempatan tenaga kerja yaitu tenaga kerja yang tidak produktif, terjadi konflik, biaya yang tinggi dan tingkat kecelakaan kerja tinggi.

B. JOB ANALYSIS

Analisis jabatan merupakan salah satu kegiatan dalam manajemen kepegawaian karena sangat penting dan merupakan kegiatan atau fungsi yang paling luas karena hasilnya dapat dipergunakan untuk hamper seluruh program kepegawaian.

Job Analysis adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa pada setiap jabatan, sehingga dengan demikian akan memberikan analisa pada setiap jabatan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap pegawai untuk jabatan tertentu.

Manfaat Analisis Jabatan:

o Penarikan , seleksi dan penempatan tenaga kerja

o Pendidikan dan latihan kerja yang perlu dilakukan

o Penilaian jabatan

o Perbaikan syarat-syarat pekerjaan

o Perencanaan organisasi

o Pemindahan dan promosi

Persyaratan Jabatan:

*Jenis kelamin *usia

*kecakapan *pendidikan/pelatihan

*pengalaman *syarat-syarat badaniah (khusus), *syarat-syarat rohaniah khusus *syarat-syarat perasaan khusus,

v PENILAIAN JABATAN

Adalah penggunaan metod sederhana yang tidak menggunakan faktor jabatan secara rinci dan system menggunakan faktor jabatan secara rinci, memilih dan menilai persyaratan jabatan sangat diperhatikan. Adapaun system tersebut adalah:

1. Ranking Sistem (system pengurutan)

2. Grading System atau Classification system

3. Point System

4. Comparison System

v KLASIFIKASI / PENGGOLONGAN JABATAN

a. Penggolongan Menurut Tugas

System ini menganalisa unsure jabatan yang diperlukan untuk jabatan perseorangan

b. Penggolongan Menurut Tingkat

Penggolongan ini di dasarkan atas kualifikasi (mutu) atau pendidikan

v KOMPENSASI

Bila perusahaan ingin menarik dan mendapatkan pegawai yang mutunya tinggi, maka perusahaan tersebut harus memberikan upah yang tinggi. Ada 2 hal yang perlu diperhatikan bila perusahaan pembayaran yang sama untuk pekerja yang sama, yaitu:

o Pembayaran sama untuk pekerjaan yang tingkat kesulitan dan tanggung jawab jabatan yang sama

o Persamaan dengan gaji yang diberikan oleh perusahaan-perusahaan lain untuk jabatan-jabatan yang sama

Prof. Dr. R .Arifin Abdurahman dalam “Majallah Administrasi Negara 1960” mengemukakan bahwa dalam menyusun suatu rencana kompensasi harus dipikirkan dasar-dasar sebagai berikut:

a. Equal way for equal work

b. Upah minimum harus dapat mecukupi kebutuhan-kebutuhan hidup yang minimum

c. Kekuatan membayar dari pemerintah

d. Tinggi rendahnya upah dari sector swasta untuk pekerjaan yang sama. Perbedaan upah yang terlalu besar akan menimbulkan perindahan yang tinggi.

C. Kontrak Kerja

Pada dasarnya kontrak kerja adalah dokumen atau perjanjian tertulis antara perusahaan dengan karyawan. Dalam kontrak kerja tertulis hak dan kewajiban masing-masing pihak. Dokumen resmi ini diangap sebagai bukti ikatan antara karyawan dengan perusahaan, yang menyangkut perlindungan terhadap hak-hak karyawan. Lebih dari itu, yang paling penting, kontrak kerja juga memperlihatkan kewajiban yang harus Anda berikan kepada perusahaan.
Beberapa hal pokok yang tersurat dalam kontrak kerja :
1. Pengangkatan Dalam kontrak kerja harus tertulis jabatan dan sebutan yang akan di pangku. Setelah itu, tertulis rincian tugas dan tanggung jawab posisi tersebut.
2. Imbalan atas jasa (gaji) Bilangan gaji yang diterima harus tertulis dengan jelas.
3. Jadwal kerja Berisi keterangan jadwal kerja yang harus dipatuhi. Jam kerja resmi, termasuk jam lembur atau shift malam jika ada. Lokasi kerja juga harus disebutkan dengan jelas.
4. Tata Tertib dan disiplin Ini termasuk bagian yang amat penting. Perusahaan perlu menuliskan hal ini agar para karyawan tak masuk dan pulang kantor seenaknya. Pada beberapa perusahaan tertentu, tata tertib dan disiplin ini menyangkut informational proprietary yang harus dijaga rapat-rapat dan tak boleh’bocor’ ke tangan perusahaan lain. Apalagi ke perusahaan saingan.
5. Pemutusan hubungan kerja Pasal ini membahas kondisi yang bisa menyebabkan seorang karyawan dipecat. Jika terjadi pelanggaran oleh karyawan, perusahaan berhak “ merumahkan” karyawannya itu. Contoh Draft Kontrak kerja

SURAT PERJANJIAN KONTRAK KERJA
SERVICE DAN PERAWATAN KOMPUTER

Yang bertanda tangan dibawah ini :

NAMA : ..........................

JABATAN : ...........................

PERUSAHAAN : ..........................

ALAMAT : ...........................

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama ……, selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.

NAMA : ..........................

JABATAN : .........................

PERUSAHAAN : .........................

ALAMAT : .........................

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama ……, selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.

Bahwa Pihak Kedua adalah seorang Teknisi Freelance yang bergerak dalam bidang usaha jasa dan perdagangan informasi tekhnologi.

Bahwa antara Kedua belah pihak telah mufakat untuk mengadakan perjanjian kontrak service pemeliharaan dan perbaikan komputer pada kantor Pihak Pertama dengan biaya sebesar Rp. .................... / Bulan

Dengan ketentuan sebagai berikut :

Pasal 1

BENTUK KONTRAK KERJA

1. Bentuk kontrak kerja adalah pelaksanaan kegiatan Maintenance Support and Services (Jasa PerbaikanKomputer (CPU, Monitor dan Printer), Networking Maintenence and Installation (Instalasi dan perawatanJaringan), Hardware and Software Computer Procurement (Pengadaan Hardware dan Software Komputer)

2. Daftar, jumlah dan klasifikasi komputer (CPU, Monitor, Printer) yang menjadi tanggung jawab Pihak Kedua sebagaimana terlampir.

Pasal 2
RUANG LINGKUP KERJA

Ruang lingkup kerja jasa perbaikan komputer adalah sebagai berikut :

1. Seluruh CPU (Central Processing Unit), daftar dan spesifikasinya sesuai dengan pasal 1 ayat 2sebagaimana terlampir. Khusus untuk pelaksanaan service printer dan monitor dilakukan dengankesepakatan baru diluar perjanjian yang telah disepakati ini

2. Install software dan perbaikan installasi jaringan (LAN), tidak termasuk konfigurasi ulang kabel daninstalasi kabel jaringan baru

Pasal 3
JANGKA WAKTU PELAKSANAAN

Jangka waktu pelaksanaan kontrak kerja jasa service komputer ini berlangsung selama 2 Bulan, dan kontrak kerja ini dapat diperpanjang untuk masa kerja Bulan berikutnya dengan ketentuan yang sama dan atau ada beberapa perubahan yang disepakati bersama.

Pasal 4
SISTEM KERJA

1. Pihak Kedua akan melakukan kunjungan service wajib sebanyak dua kali dalam sebulan

2. Pihak Kedua akan melakukan kunjungan service wajib ke tempat Pihak Pertama minggu pertama danminggu ketiga tiap bulannya.

3. Diluar kunjungan service Pihak Kedua wajib memenuhi setiap panggilan Pihak Pertama apabila ada perangkat komputer/jaringan yang rusak selambat-lambatnya 2 x 24 Jam Pihak Kedua sudah harus memperbaiki perangkat komputer tersebut

Pasal 5
ANGGARAN BIAYA

1. Pihak Pertama setuju untuk membayar jasa perbaikan bulanan komputer kepada Pihak Kedua sesuaidengan kontrak yang telah disepakati

2. Khususnya untuk Monitor dan Printer pembayaran dilakukan diluar kontrak service dengan kesepakatanbaru sesuai perjanjian kedua belah pihak

3. Jasa perbaikan service komputer dan jaringan sebagaimana dimaksud pada pasal 5 ayat (1) belumtermasuk biaya untuk penggantian spare part

4. Penyesuaian biaya jasa perbaikan computer akan dilakukan setiap 3 bulan sekali atau dengan kesepakatan bersama.

Pasal 6

PEMBAYARAN JASA SERVICE

Pembayaran jasa service komputer dilakukan oleh Pejabat Bagian Keuangan yang ditunjuk oleh Pihak Pertama setelah mendapatkan surat tagihan yang disampaikan oleh Pihak Kedua paling lambat tanggal 20 (dua puluh) setiap bulannya.

Pasal 7

HAK DAN KEWAJIBAN

Kewajiban Pihak Pertama

1. Menyediakan ruangan dan fasilitas kerja bagi Pihak Kedua untuk melakukan kegiatan, terutama untukkegiatan-kegiatan sevice besar

2. Membayarkan jasa service kepada Pihak Kedua paling lambat tanggal 20 setiap bulannya

3. Membayar penggantian pembelian komponen (spare part) yang dilakukan oleh Pihak Kedua ataspersetujuan dari Pihak Pertama

4. Semua Spare Part yang dibeli mendapatkan garansi dari Pihak Kedua disesuaikan dengan jenis barangyang dibeli

Hak Pihak Pertama

1. Memberikan peringatan (teguran) baik secara lisan atau tertulis jika Pihak Kedua tidak menjalankan tugas dan kewajibannya

2. Memotong biaya jasa service dan atau menunda pembayaran dalam jangka waktu tertentu jika Pihak Kedua tidak menjalankan tugas dan kewajibannya sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati oleh kedua belah pihak

3. Pihak pertama berhak mendapatkan jaminan kepada Pihak Kedua bahwa semua perlengkapan (komputer) yang ada di Lab / Kantor dalam keadaan baik (dapat beroperasi dengan baik), dan semua komponen (spare part) yang diganti mendapatkan garansi (garansi spare part tidak termasuk jika terbakar atas kesalahan petugas (user) di kantor dan atau atas bencana alam)

4. Berhak mendapatkan perlindungan data dan jaminan kerahasiaan data dari Pihak Kedua.

Kewajiban Pihak Kedua

1. Melakukan kegiatan service dan memperbaiki semua perlengkapan komputer yang ada di tempat Pihak Pertama dari kerusakan dan keausan

2. Membuat rencana kerja/service bulanan.

3. Memberikan ide-ide dan saran yang dikira perlu kepada Pihak Pertama demi keamanan penggunaan Komputer

4. Memberikan jaminan atas kerahasiaan data Pihak Pertama tanpa terkecuali

Hak Pihak kedua

1. Mendapatkan pembayaran jasa service komputer setiap bulan

2. Meminta penggantian uang atas pembelian spare part yang diganti sesuai dengan bukti pembelian spare part

3. Memberikan masukan dan pertimbangan khusus kepada Pihak Pertama atas kegiatan yang dilakukan oleh pegawai dan petugas kantor (perangkat komputer rusak akibat kelalian user/pengguna)

Pasal 8
SILANG SENGKETA

Jika kemudian hari terjadi silang sengketa antara kedua belah pihak dalam suatu hal maka akan diselesaikan melalui jalan musyawarah, dan jika tidak tercapai kesepakatan maka perjanjian ini dapat dibatalkan oleh kedua belah pihak

Sebelum Perjanjian Kontrak kerja ini dibatalkan, seluruh pihak yang terikat dalam perjanjian kerjsama ini harus terlebih dahulu melaksanakan dan mematuhi semua akad-akad perjanjian sesuai hak dan kewajibannya pada saat kontrak ini dibatalkan

Dan atau pada saat pembatalan kontrak kerja ini, Pihak Pertama harus melunasi semua pembayaran yang tertunda dan Pihak Kedua harus memperbaiki dan melengkapi semua perangkat Lab/Kantor (komputer) dan melaporkannya kepada Pihak Pertama

Pasal 9

LAIN-LAIN

Hal-hal yang belum diatur dalam surat perjanjian kerjasama ini akan dibicarakan kemudian hari dan akan dicatatkan pada lampiran tambahan surat kesepakatan kontrak kerja service komputer ini.

Pasal 10

PENUTUP

1. Surat perjanjian kerjasama ini dibuat tanpa ada tekanan dan paksaan sedikitpun.

2. Surat perjanjian kontrak kerja service komputer ini dibuat rangkap 2 (dua) diatas kertas bermatrai cukupdengan mempunyai kekuatan hukum yang sama.

………………………… 2012

PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA

............... ...............

DAFTAR PUSTAKA

Anwar Prabu Mangku Negara, Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaa, PT. Remaja Rosda Karya:Bandung.2007. hlm:33

Hadari Nawawi, Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Bisnis yang kompetitif, U. Gajah Mada Press: Yogyakarta.2003. hlm:170

http://www.ti.or.id/preventing/modul/modul_pi_ti_indonesia.pdf

http://indonesiancommunity.multiply.com/notes/item/110