PERILAKU ORGANISASI- PENGEMBANGAN KELOMPOK & KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

@abby_gabritnizt

BAB I

PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang Masalah 

Pengembangan kelompok pada dasarnya dimulai saling percaya anatar anggota samapai saling berhubungan dan saling mengendalikan. Tujuan kelompok lebih diutamakan daripada tujuan individu, norma kelompok ditaati dan dilakukan oleh para anggotanya.

Tahap-tahap perkembangan kelompok yaitu saling menerima, komunikasi dan pengambilan keputusan, motivasi dan produktivitas, serta pengendalian dan organisasi.

Cirri-ciri kelompok pada umumya yaitu: struktur, hirark status, peran, norma (peraturan), kepemimpinan, kesatupaduan, dan hasil karya.

B.  Rumusan Masalah 

1. Bagaimana proses pengembangan kelompok?

2. Bagaimana pengaruh komunikasi dalam organisasi?

C.  Tujuan

1. Mengetahui sejauh mana proses pengembangan kelompok didalam suatu organisasi

2. Mengetahui pengaruh  serta peranan komunikasi dalam organisasi

3. Mengetahui sifat-sifat (perilaku) manusia.

BAB II

PEMBAHASAN

A.  PENGEMBANGAN KELOMPOK

Proses pengembangan yang berurutan dari kelompok pada dasarnya dimulai oleh saling percaya diantara para anggota sampai saling berkomunikasi dan akhirnya saling mengendalikan. Dr. Manahan P.Tampubolon mengemukakan 4 tahap perkembangan kelompok:

-   Saling menerima

-   Komunikasi dan pengambilan keputusan

-   Motivasi dan produktivitas

-   Pengendalian dan organisasi

DINAMIKA KELOMPOK

Perilaku manusia dalam organisasi dapat di kaji dalam 3 tingkatan yaitu: individu, kelompok, organisasi. Pemahaman akan dinamika kelompok didasari oleh 3 hal pentig, yaitu:

1. Kelompok dapat memberikan pengaruh besar terhadap individu

2. Kelompok dapat memberikan pengaruh besar terhadap kelompok lain & orgaisasi

3. Perilaku yang terjadi dalam kelompok, hanya dapat dijelaskan dengan memahami proses dalam kelompok itu sendiri.

Bila semua anggota kelompok masyarakat secara sadar sepakat untuk mengikuti anjuran dan merasakan manfaat dari kegiatan berkelompok, maka langkah selanjutnya adalah berupa bimbingan-bimbingan. Bimbingan tersebut terus dilakukan secara berkala melalui upaya pembinaan yang terus menerus. Pembinaan kepada para sasaran/pelaku utama dilakukan sesuai jadwal yang telah disepakati bersama.

Tentu saja pembinaan ini semata-mata tidak hanya dilakukan oleh pendamping saja, melainkan harus ada dukungan yang kuat dari instansi terkait lainnya. Karena dalam proses pembinaan sering ditemui permasalahan yang dihadapi di lapangan dan harus melibatkan institusi lain.

Pelaksanaan bimbingan/pembinaan, antara lain dapat dilakukan dengan:

1)  Pembinaan Teknis Bidang Usaha Kelompok. Pembinaan  bidang usaha kelompok dapat dilakukan melalui bimbingan mengenai:

(a) penguatan modal usaha;
(b) penangkapan ikan;
(c) budidaya ikan;
(d) Jasa dan industri perikanan;
(e) Peningkatan kapasitas masyarakat,kelembagaan dan aparat
(f) Pengawasan sumberdaya kelautan dan perikanan
(g) Pembangunan dan pengembangan infrastruktur pendukung kegiatan ekonomi, sosial dan lingkungan
(h) Pengolahan dan pemasaran hasil
(i) Penguatan kelembagaan usaha
(j) Kontribusi pelaku utama kelautan dan perikanan
(k) Identifikasi potensi wilayah dan sumberdaya perikanan yang ada di lingkungannya
(l) Pemilihan teknologi yang dibutuhkan
(m) Peningkatan kapasitas produksi dan mutu hasil

2)  Pembinaan Manajerial Kelompok. Pembinaan  manajerial kelompok dapat dilakukan melalui bimbingan mengenai:

(a) Penyusunan Rencana Usaha Kelompok (RUK)

Rencana Usaha Kelompok disusun bersama berdasarkan hasil musyawarah dan mufakat anggota. Musyawarah anggota dipimpin oleh ketua kelompok dengan didampingi oleh penyuluh perikanan.
Rencana Usaha Kelompok (RUK) minimal memuat tentang: biodata kelompok, rencana kerja, kebutuhan nyata kelompok, analisa usaha serta prospek usaha di bidang kelautan dan perikanan.

RUK yang telah disusun kemudian ditandatangani oleh Ketua Kelompok, tenaga pendamping dan diketahui oleh Kepala Desa dan Kepala Dinas yang membidangi Kelautan dan Perikanan sebagai Pembina.

RUK dibuat dengan materi/informasi sebagai berikut:

(1) Gambaran umum kelompok, berisi antara lain:

·         Nama kelompok dan tahun berdirinya

·         Alamat kelompok

·         Susunan pengurus dan perkembangan jumlah anggotanya (saat berdiri sampai sekarang).

·         Pengakuan keberadaan kelompok oleh masyarakat /instansi terkait

·         Maksud dan tujuan pendirian kelompok (harus tercantum dalam AD/ART)

·         Jenis kegiatan usaha yang sedang berjalan, produksi saat ini dan pemasarannya.

·         Perkembangan sarana yang dimiliki dari saat ini serta asal modal tersebut.

·         Administrasi kelompok (buku pendukung)

·         Nama Tenaga pendamping (domisili dan prestasi pendamping)

·         Mitra usaha (pemerintah/swasta)

·         Prestasi kelompok

(2)  Rencana kegiatan dan pembiayaan, berisi antara lain:

ü  Investasi

ü  Modal kerja (pembelian sarana produksi yang akan digunakan)

ü  Pengembangan kelembagaan (pelatihan, administrasi kelompok, pengembangan pemasaran, dan lain-lain)

3)  Rencana produksi dan pemasaran

o   Rencana produksI

o   Rencana pemasaran (harga, tujuan pasar, dsb)

o    Analisa usaha

4)  Rencana pendampingan

§  Pendampingan teknis

§  Pendanpingan manajerial

5)  Keberhasilan yang ingin dicapai

Ø  Peningkatan kemampuan kelompok:

- Administrasi kelompok (adanya kelengkapan administrasi)
- Produksi dan pemasaran (terjadinya peningkatan)

Ø  Dampak kegiatan kelompok

- Dampak terhadap kelompok
- Dampak terhadap masyarakat sekitar kelompok
- Dampak terhadap lingkungan/ekologi yang dapat dirasakan oleh anggota kelompok maupun masyarakat

(b)Pemupukan Modal dan Keberlanjutan Usaha Kelompok

Dana yang disalurkan kepada kelompok pelaku utama/masyarakat merupakan penguatan modal untuk terus dipupuk menjadi ”dana penguatan modal kelompok” untuk pengembangan usaha kelompok secara berkelanjutan.
Pengadaan dan penyaluran sarana produksi perikanan dengan jenis dan jumlah sarana yang dilakukan secara transparan dan diputuskan oleh kelompok, yang dibuktikan dengan berita acara serah terima barang.

Pemanfaatan dana kelompok untuk modal kerja direncanakan bersama-sama secara transparan oleh kelompok. Penarikan, pembelanjaan, dan pembukuan mengikuti prosedur yang sama dengan dana pengadaan sarana/prasarana.

Untuk pengadministrasian dana kolompok, terlebih dahulu harus disepakati mekanisme yang diterapkan untuk menghinpun dana pengembalian dari pelaku utama perikanan.  Selanjutnya ditentukan pengurus atau pengelola dana tersebut. Dalam hal ini perlu dicari alternatif mekanisme yang sederhana tetapi transparan, sehingga mudah dikontrol oleh semua pihak yang terkait.

Keuntungan dari modal kelompok disimpan dalam rekening kelompok yang bersangkutan, yang dapat ditarik sesuai kebutuhan dan prosedur yang disepakati.

(c) Pengembangan Usaha kelompok

Berbagai bidang usaha yang dapat dikelola oleh kelompok masyarkat antara lain bidang usaha kios sarana produksi, usaha jasa, konservasi berorientasi ekonomi, budidaya, pengolahan, penangkapan dan pemasaran hasil perikanan.

3) Pembinaan aspek sosial;

Pembinaan  aspek sosial dapat dilakukan antara lain melalui bimbingan mengenai:

(a)    Kesadaran hukum
(b)    Pembinaan kader
(c)    Taat perjanjian
(d)    Pembinaan hubungan dengan kelembagaan lain
(e)    Administrasi kelompok

B.  KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut. Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” , komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:

1. Komunikasi antar pribadi

Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.

2. Komunikasi kelompok

Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.

3. Komunikasi massa

Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.

Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi dalam organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam kontek organisasi.  Atau dengan meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergabung satu sama lain (the flow of messages within a network of interdependent relationships).

Sebagaimana telah disebut terdahulu, bahwa arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal.  Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas.  Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masing-masing, fungsi dari kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut:

1. Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya.  Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)

c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)

d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

2.  Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.  Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:

a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan

b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan

c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan

d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

3.  Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.  Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:

a)  Memperbaiki koordinasi tugas

b)  Upaya pemecahan masalah

c)  Saling berbagi informasi

d)  Upaya pemecahan konflik

e)  Membina hubungan melalui kegiatan bersama.

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

1.  Fungsi informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system).  Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi.  Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.  Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2.  Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.  Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

1. Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.  Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.  Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:
1. Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.
2. Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.
3. Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.
4. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
2.  Berkaitan dengan pesan atau message.  Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.  Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3. Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.  Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah.  Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4. Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.  Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.  Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

C.  MEMAHAMI SIFAT-SIFAT MANUSIA

1. Manusia berbeda perilakunya karena kemampuannya tidak sama

2. Manusia mempunyai kebutuhan yang berbeda

3. Orang berpikir tentang masa depan, dan membuat pilihan tentang bagaimana bertindak

4. Seseorang memahami lingkungannya dalam hubungan dengan pengalaman masa lalu dan kebutuhannya

5. Seseorang mempuyai reaksi-reaksi senang atai tidak senang

6. Banyak faktor yang menentukan sikap an perilaku seseorang